Companiile sunt supuse unui flux informational din ce in ce mai abundent in ziua de azi si pentru a avea un avantaj competitiv echipele de management au nevoie de acces la informatiile din arhiva, cat mai buna si rapida.
Ordonanta Guvernului 92/2003, Codul de Procedura Fiscala al Romaniei, art. 80, reguli pentru conducerea evidentei contabile si fiscale, (3) Dispozitiile legale privind pastrarea, arhivarea si limba folosita pentru evidentele contabile sunt aplicabile si pentru evidentele fiscale si Legea contabilitatii nr. 82/1991 stabilesc pastrarea in arhiva a actelor contabile timp de 10 ani... cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.
Dar acest lucru presupune un alt cost! Este el calculat si gestionat in acest moment?
Este acceptata ca atare aceasta situatie, fara sa mai facem calcule in aceasta zona. Stim cu certitudine ca informatiile au devenit din ce in ce mai numeroase si mai greu de gestionat. Prea des ne confruntam cu situatii in care documente importante se pierd prin diferite sertare sau la fosti colegi angajati, sau se gasesc dupa indelungi cereri, cautari interne si amenintari ale managementului companiei ...daca sunt pe suport de hirtie. Studii recunoscute vin sa sustina aceasta afirmatie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regasirii documentelor salvate pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivarii fizice. Pentru a evita astfel de situatii si pentru a creste eficienta si productivitatea angajatilor, exista o solutie foarte practica: arhivarea electronica.
Arhivarea electronica ofera de fapt posibilitatea de a realiza conversia documentelor fizice din format hartie in format electronic, stocarea securizata a bazei de date, organizarea si regasirea informatiilor prin accesarea unei singure baze de date cu documente inclusiv online, pe diferite nivele de acces.
Un sistem de arhivare electronica a documentelor consta in realizarea conversiei documentelor din cadrul companiei de pe hirtie, in format electronic structurat si securizat. Odata ce documentele au fost convertite in format electronic si arhivate, cautarea, localizarea si redarea informatiei devine un proces facil si rapid.
Fiecare document electronic arhivat poate fi insotit de o fisa electronica ce va cuprinde informatii caracteristice acelui document care se stabilesc impreuna cu clientul functie de cerinte si nevoi, dupa o analiza, cum ar fi: cod unic de identificare, data scanarii, data si nr. de inregistrare al documentului, semnatari, denumire document, tipul si nivelul de clasificare, cuvinte cheie pentru identificare, localizarea suportului fizic, arhiva separata cu fotografii, sigle si semnaturi, etc .
Odata creata, arhiva electronica va putea fi securizata si controlata, accesul la documente permitandu-se pe baza drepturilor definite si acordate la nivel de utilizator sau grup de utilizatori. Acest lucru se poate face in colaborare cu administratorul retelei IT, sau se poate propune o solutie independenta.
Datele statistice sunt extrem de relevante:
- Gestionarea documentelor printr-o solutie de arhivare electronica inseamna costuri de arhivare mai scazute, de pana la 70%.
- Se salveza spatiu pentru birouri, sau arhiva se poate muta in alte locatii, cu costuri mai mici
- Se salveaza timpul necesar cautarii prin muntii de hartie.
Oferim serviciile noastre atat companiilor mici si mijlocii, cat si companiilor mari; ofertele se personalizeaza, dupa analiza situatiei care sa identifice starea fizica a documentelor, cantitatea, modul de indosariere actual, modul de indosariere solicitat, spatiul alocat pentru servicii, nr. si pregatirea resurselor umane alocate de catre client, tipul si nivelul de OCR-izare solicitat, necesarul de echipamente hard (PC-uri, scanere, copiatoare, servere), alte servicii destinate inchiderii unui proiect de succes.
Nu este nevoie ca dumneavoastra sa angajati personal nou sau sa investiti in echipamente in plus fata de ce aveti. Noi va asiguram functionalitatea procesului de arhivare electronica si calitatea serviciului si prin inchirierea lor (Pc-uri, servere, scannere, copiatoare).
Cel mai important factor in orice proiect de arhivare electronica a documentelor si decisiv pentru succesul proiectului, sunt datele folosite la indexare. Aceste date de indexare vor fi folosite pentru regasirea documentelor in arhiva electronica. Asadar, noi va acordam timpul necesar stabilirii de comun acord a datelor necesare, dupa care se va realiza indexarea acestora folosind o combinatie sofisticata de tehnici automate, dar si manuale ale operatorilor nostri, de recunoastere si validare pentru regasirea documentelor cu un nivel inalt de acuratete.
Unele dintre tipurile de documente ce pot fi scanate, indexate si care pot fi incluse in sistemul informatic al companiei dumneavoastra sunt:
- facturi de vanzare;
- facturi de cumparare;
- contracte;
- note de credit;
- manuale;
- chestionare;
- rapoarte;
- prospecte;
- declaratii;
- documente HR;
- chitante;
- inregistrari de instruire;
- documente de design;
- proceduri interne;
- fise medicale;
- fise clienti;
- etc.
Functie de situatia reala a arhivei clientului, de dimensiunile spatiului alocat, de nivelul de acces la arhiva si procedurile interne de securitate a documentelor ce urmeaza a fi arhivate, de resursele umane puse la dispozitie din partea clientului dar si solicitate de catre acesta, de calitatea arhivei reale; de nr. si tipul cerintelor de indexare, de calitatea si nivelului de OCR-izare a documentelor, noi ne adaptam serviciile: strangem hartia, o transportam, o organizam conform standardelor de arhivare sau cerintelor dumnevoastra, decapsam si capsam documente, vindem sau inchiriem servere, vindem sau inchiriem aparatele de scanare si licentele de soft si va returnam arhiva electronica: pe suport HDD in PC-ul dvs., serverul dvs. sau inchiriat, sau pe CD-uri. Si mai trebuie sa tinem cont si de un alt factor: timpul! Cat de urgenta este lucrarea? Si pentru ca ne gandim sa terminam proiectul la termenul negociat si functional in viitor, va propunem din start sa va pregatim un om care va actualiza lunar arhiva electronica si va continua procesul in timp.
Serviciile pot fi customizate pentru nevoile analizate si descoperite impreuna cu clientul, care poate fi din organizaţii cu domenii diferite, cum ar fi asigurările, sănătatea, transporturile, comert, educatie, sectorul bancar şi guvernamental.
